Microsoft heeft met de Office 365 van 2013 flinke aanpassingen doorgevoerd onder andere bij MS Access. Sinds deze versie zijn voor MS Access ook web apps geïntroduceerd. De invoer van de database kan dan via het web plaats vinden. De Access dastabase wordt geconverteerd naar een Webapp en wordt op sharepoint gezet. Dit zit standaard in de Office 365 versie. De beveiliging en opslag wordt geheel oor Microsoft afgevangen.
Deze webdatabase (eigenlijk een sql server database) kan via het web benaderd worden. Dit werkt ook prima met de iphone en ipad, waarvoor automatisch invoerformulieren zijn gemaakt. Zo wordt het hebben en onderhouden van een online database voor iedereen toegankelijk.
Zeer handig kan dit zijn als de invoer op locaties plaats moet vinden waar niet meteen een laptop met wifi voor handen is. Denk aan een bedrijf promotie acties doet op verschillende plaatsen in het land, of verkeerstelbureau's.
Op zeer kleine schaal zou je kunnen denken aan een restaurant dat een vijftal obers heeft rondlopen. Ieder voert de bestellingen in in het webformulier op de iphone. Dit komt bij de keuken binnen, waarna de kok ze op een ipad bekijkt, uitvoert en afvinkt wanneer ze klaar zijn. De manager ziet op zijn ipad een dashboard met de omzet, voorraad, forecast en welke gerechten het meest zijn besteld. Voorheen moest je flink in de buidel tasten voor een softwarepakket met specifieke hardware erbij. Nu is het dus met huis, tuin en keuken soft- en hardware te bewerkstelligen.
Bijkomend voordeel van het feit dat deze online database platform onafhankelijk is, is dat het creëren van een realtime dashboard zonder installatie van dure enterprise software ook binnen handbereik.
Hieronder de ingrediënten:
- Je maakt een Access database aan in Office 365 (2013) en exporteert deze als web app (deze staat nu op sharepoint, waarna ieder met de juiste logingegevens er bij kan).
- 5 smartphones, 1 ipad voor in de keuken, 1 ipad + 1 laptop van de manager
- De 5 obers voeren de bestellingen in in de smartphones, de kok leest de binnengekomen bestellingen en vinkt ze af als ze klaar zijn
- Op de laptop staat een excelbestand dat om de minuut de gegevens van sharepoint uitleest, deze converteert naar xml en opslaat op sharepoint
- Op de ipad benadert de manager sharepoint waar het dashboard staat dat zijn gegevens van het xml bestand haalt
Ziehier, met weinig middelen een volledig draaiend CRM systeem met realtime dashboard.